 |
||
 |
 |
 |
 |
   |
 |
  |
Lotus Notes Satınalma Otomasyonu
Kibele Satınalma Otomasyonu, çok merkezli şirketler grubunun satınalma işlemlerini kağıtsız bir ortamda güvenilir bir şekilde yapılmasını sağlamak üzere geliştirilmiş bir Lotus Notes Uygulamasıdır.
Bu uygulama ile satınalma talebinin yaratılmasından baslayarak tabebin onaylanması, sipariş döneminin otomasyonunu, sipariş sonrası takibi, alınan hizmet ve malların takibi ve bunların faturalaştırılması asamasına kadar tüm evreleri tamamen elektronik ortamda yapılabilmektedir. Sistem mal ve servislerin alınmasi ve faturalaştırılması aşamalarında da şirketin muhasebe sistemine entegre olabilmektedir.
Sistem satınalma operasyonunun 6 ana aşamasının otomasyonunu gerçekleştirmektedir
1. Talep yaratılması ve onaylanması (katalog yardımı ile)
2. Teklif İsteme / Gelen Teklifleri İşleme
3. Sipariş yaratılması, takibi ve onay safhaları
4. Teslimat takibi ve onay safhaları
5. Faturalastırma ve onay safhaları
6. Nakit akış takibi, Teslimat tarihi takibi gibi yan destek servisleri
Özellikler:
1. Tamamen Lotus Notes altyapısı üzerine
kurulmuş olması sayesinde güvenlik, program güncelleme, yetki belirleme
gibi alanlarda Lotus Notes altyapısının sağladıgı tüm olanaklardan yararlanılmıştır
2. Talep üretme asamasından başlayarak tüm aşamalarda muhasebe sistemi ile birlikte çalişmakta ve yanlış yapma ihtimalini en düsük seviyelere indirebilmektedir
3. Talebi yapanın kim olduğuna bakarak ve talebin tahmini tutarini gözönüne alarak, talebin geçmesi gereken onay aşamalarını tespit etmektedir.
4. Onay bekleyen bir talep onaylama sırasında sabit yada değişken yetkilendirme (yerine onaylama) özellikleri kullanılarak bir baska yetkili tarafından onaylanmasına müsaade edilebilir
5. Satınalma aşamasında toplam tutara göre satınalma üst yetkililerinin yada genel müdürün onayının tekrar alınmasını sağlamak mümkündür
6. Bir talepden, en fazla onaylanan talepte belirtildigi kadar sipariş verilebilir. Sistem talep edilenden daha fazla sipariş verilmesine müsade etmez
7. Siparişi verilen mal ve servisler beklenen mal/servis listlerinde
görüntülenir. Bu listeler aracılığı ile irsaliyeleştirilirler. Yaratılan
bu irsaliyeler için de bir onay mekanizması vardır. Bu onayı alan irsaliyeler
şirket muhasebe sistemine gönderilebilirler
8. Yaratılan irsaliyelerden biri yada birkaçı birleştirilerek faturalastırılırlar.
Özel olarak Faturalar için belirlenen onay sürecinde onaylanırlar ve son
aşamada muhasebe bölümüne giderler. Muhasebe aşamasında da istenirse şirket
muhasebesine aktarılırlar.
9. En son onay noktasına kadar onay verme sırasi gelen onaylayıcı tarafından talep üzerinde değişiklikler yapmak mümkündür. Son onay verildikten sonra talep üzerinde hiçbir degişiklik yapılamaz. Böylesi bir değisiklik için tek mekanizma satınalma bölümünün talebi redetmesidir (aranan mal/hizmet bulunamadi) Bu durumda talep talebi yaratana geri gönderilir. Talep sahibi talebini siler yada değisiklik yaparak yeniden onaya sunar ve tüm onay mekanizması yeniden başlatılır.
10. Satınalma bölümü onaylanan talep için bir yada birden fazla satıcıya teklif vermeleri için teklif istek formu gönderebilir. Bu formlar sistem tarafından otomatik olarak hazırlanır.
11. Bir talep için gelen teklifler o taleple ilişkili olarak sisteme işlenir. Siparişler alınan bu teklifler kullanılarak otomatik olarak hazırlanır
12. Sipariş sırasında girilen teslimat tarihleri esas alınarak mal ve servislerin teslimat tarihlerinin takibi yapılır. Her gün teslimatı beklenen malların listelenmesi ile şirketin gerekli yerlere araç göndermesi planlanır
13. Sipariş sırasında girilen ödeme tarihi esas alınarak ödeme planı çıkartılır.
14. Her günün sonunda o gün gerçeklestirilen siparişlerin listesi alınabilir
15. Muhasebe sistemi ile entegre edildiğinde tüm cari bilgileri ve stok bilgileri sisteme aktarilabilir ve istendikçe güncellenebilir